Efficiënt omgaan met budgetten: 4 tips en tricks
Budgetten zijn een uitstekende manier voor een helder overzicht van de financiën van jouw onderneming. Het is daarom belangrijk dat je ze goed op orde houdt en dat je er een vaste werkwijze in vindt, die goed werkt voor jou en je medewerkers. Of het nu gaat om enorme budgetten zoals die op Prinsjesdag bekend worden gemaakt of een kleiner budget voor de aankleding van je kantoor: met de tips en tricks in dit artikel weet je zeker dat je efficiënt budgetteert.
Zorg dat er iemand hoofdverantwoordelijk is voor elk budget
Het ligt natuurlijk aan de grootte van je onderneming, maar het is verstandig om voor ieder budget een hoofdverantwoordelijke aan te stellen. Dit kunnen verschillende personen zijn, maar dat hoeft niet altijd. Soms is eéén persoon voldoende. Dit zorgt ervoor dat er altijd iemand is die een helder overzicht van de budgetten kan geven en die er regelmatig mee bezig is. Zo voorkom je dat de budgetten blijven liggen en dat er te weinig controle is. Een hoofdverantwoordelijke zorgt voor toezicht en regelmaat.
Begin op tijd met budgetteren en maak een planning voor het hele jaar
Een budget heb je nodig om je uitgaven voor de rest van het jaar te begroten. Zorg daarom dat je budget klaar is voordat het nieuwe jaar begint en neem er de tijd voor! Het is belangrijk dat het personeel dat verantwoordelijk is voor het budget hier op tijd mee aan de slag gaat. Plan meetings in voor het opzetten van het budget en geef iedereen de kans om hieraan mee te werken. Hoewel het makkelijker is om te budgetteren als de planningshorizon dichterbij ligt, helpt het om eerst een conceptbudget op te stellen en deze te finetunen tot je tevreden bent.
Bepaal hoe je het budget bij gaat houden
De favoriete manier van het bijhouden van een budget verschilt uiteraard per persoon en organisatie. Hoewel iedereen het liefst op zijn of haar eigen manier werkt, is het belangrijk dat binnen jouw organisatie iedereen dezelfde werkwijze hanteert. Je kunt kiezen voor een programma als Excel of Numbers, of juist voor een externe partij of app. Door te kiezen voor een werkwijze die iedereen gebruikt, behoud je het overzicht en weet je zeker dat het budget goed bijgehouden wordt.
Draaf niet door in te veel details
Uiteraard kun je een budget tot op de laatste cent gedetailleerd invullen. Dat lijkt verstandig, maar in de praktijk kost dit juist erg veel tijd en blijkt vaak bij een budgetevaluatie dat het niet gelukt is om het budget exact na te leven. Stel, je budgetteert voor nieuwe kozijnen. Je gaat ervan uit dat er verschillende kunststofsoorten zijn en dat de prijzen dus verschillen. Het is dan niet nodig om rekening te houden met alle verschillende scenario’s. Een globaal idee is voldoende. Er zullen altijd bepaalde onzekerheden blijven in een budget; de toekomst is immers niet te voorspellen. Te veel details maken een budget complex en onoverzichtelijk. Het is daarom slimmer om op grote lijnen te budgetteren en de details te laten wachten tot het moment van beslissen aanbreekt.
Start direct met efficiënt budgetteren
Met bovenstaande tips moet het zeker lukken om ervoor te zorgen dat jij financieel goed bent voorbereid op de volgende periode. Zorg ervoor dat er een hoofdverantwoordelijke is, dat je op tijd begint en dat je kiest voor een duidelijke werkwijze. Als laatst is het belangrijk om niet te veel details te willen uitwerken: het is fijner om het globaal goed te hebben, dan om helemaal verkeerd te zitten!
