5 tips om je personeel succesvol thuis te laten werken
Straten zijn stil, kantoren raken leeg en een groot gedeelte werkt verplicht vanuit huis. Vanwege het coronavirus en de genomen maatregelen zijn veel werkgevers genoodzaakt om hun personeel thuis te laten werken. Hoewel thuiswerken de afgelopen jaren rustig aan is ingeburgerd, kan het voor ondernemers lastig zijn het op deze grotere schaal uit te voeren. Deze uitdaging roept dan ook grote vragen op. Hoe zorg ik ervoor dat mijn werknemers productief blijven? Hoe faciliteer ik de juiste voorzieningen? Kan ik het groepsgevoel nog behouden en hoe creëer ik de juiste verwachtingen? We duiken er wat dieper op in en geven een aantal handige tips.
Tip 1: Stel duidelijke verwachtingen en afspraken op
Het is voor werkgevers vaak best lastig om het toezicht en de controle te behouden, wanneer bijna al het personeel vanuit huis werkt. Het is hierom belangrijk dat je duidelijk maakt wat je van iedereen verwacht en welke afspraken ze na moeten komen. Wees hier natuurlijk wel flexibel in. Het is voor sommige medewerkers met gezin ook niet altijd makkelijk om volledig geconcentreerd thuis te werken. Denk aan afspraken zoals;
- Hoe communiceer je met elkaar en andere collega’s?
- Welke taken hebben de meeste prioriteit?
- Wanneer heb je contact met elkaar? (zet dit goed in de agenda)
- Op welke tijdstippen worden er werkzaamheden verricht?
- Zijn er pauzes en wanneer kunnen deze worden opgenomen?
- Welke werkzaamheden moeten er worden verricht?
- Welke programma’s gaan we gebruiken voor online communicatie?
Tip 2: Faciliteer een goede thuiswerkplek
Om de productiviteit hoog te houden tijdens het thuiswerken, is een goede thuiswerkplek van groot belang. Zorg er als werkgever voor dat jouw personeel ook daadwerkelijk kan thuiswerken. Faciliteer de benodigde apparatuur (telefoon, laptop en eventuele extra schermen) en geef toegang tot bedrijfsgegevens en software. Overleg hierover met je personeel en bespreek in welke omstandigheden iedereen werkt. Kan er een ergonomische werkplek worden gecreëerd? Heb je de juiste apparatuur in huis zoals een webcam? Is er ruimte om geconcentreerd te kunnen werken? Vergeet ook niet om belangrijke bedrijfsgegevens te beschermen via een VPN-verbinding of firewall.
Langere tijd vanuit huis werken?
Wanneer werknemers voor langere tijd vanuit huis werken, wordt thuiswerken onderdeel van jouw bedrijfsorganisatie. Op basis van de Arbowetgeving is het belangrijk om ervoor te zorgen dat de thuiswerkplek net zo goed is ingericht als de werkplek op kantoor. Deze eisen zijn bedoeld om thuiswerken zo nodig langer vol te houden en eventuele rug- of andere gezondheidsklachten te voorkomen. Lees je als werkgever hier goed over in!
Tip 3: Zorg voor wederzijds vertrouwen
Als werkgever is het belangrijk dat je je personeel kunt vertrouwen, zelfs op lange afstanden. Maar andersom zouden jouw medewerkers hetzelfde moeten kunnen verwachten. Laat zien dat jij je net zo hard inzet, kom afspraken na en denk mee aan oplossingen en projecten. Wees redelijk naar je werknemers en stel je flexibel op waar nodig. Respecteer de situatie waarin gewerkt wordt en maak eventueel uitzonderingen. Uit overmacht kunnen jouw werknemers wellicht niet altijd gemaakte afspraken nakomen.
Tip 4: Maak een duidelijke grens tussen werk en privé
Wanneer jouw werknemers thuis werken in een drukke omgeving, ligt de focus niet altijd op werk. Ze zijn wellicht sneller geneigd om even boodschappen te doen of de kinderen op te halen. Argumenten zoals; ‘die uren haal ik vanavond wel even in’ worden dan vaak genoemd. Hierdoor vervaagt de grens tussen privé en werk. Werknemers kunnen het gevoel krijgen dat ze altijd aan het werk zijn. Maak duidelijk dat het onderscheid tussen werk en privé tot zekere hoogte gerespecteerd moet worden.
Tip 5 Stimuleer het groepsgevoel onder je personeel
Nu iedereen op lange afstand werkt, ontbreekt een stukje sociale interactie. Even bijpraten in de pauze of bij het koffiezetapparaat zit er nu even niet in. Toch is het belangrijk dit groepsgevoel erin te houden. Begin bijvoorbeeld iedere ochtend even met een online bespreking om de dag door te nemen of ontwikkelingen bij te houden. Bespreek kort wie wat gaat doen en houd het gesprek luchtig. Daarnaast kan een online vrijdagmiddagborrel de teamspirit ook bevorderen.
Videoconferencing
Als werkgever wil je natuurlijk dat jouw werknemers hun vaste patroon zo veel mogelijk aanhouden en dat onderling geplande afspraken door kunnen gaan. Vanwege de maatregelen zullen deze meetings vooral online plaatsvinden. Gelukkig zijn er veel online programma’s die hier een handje kunnen helpen. Denk hierbij aan:
- Microsoft Teams
- Skype (for business)
- Zoom
- Google Hangouts Meet
Bedrijfscommunicatie & chat
De meeste bedrijfscommunicatie wordt verricht via e-mail. Echter kiezen steeds meer bedrijven voor een chat-omgeving gericht op zakelijk gebruik. Hiermee kun je onderling sneller communiceren, bestanden delen of bedrijfsnieuws delen tijdens het thuis werken. Juist nu veel mensen vanuit huis werken kunnen dit soort programma’s zorgen voor een betere samenwerking en bedrijfscommunity. Denk hierbij aan:
- Slack
- Microsoft Teams
Projectmanagement
Hoe zorg je ervoor dat je werknemers op de hoogte blijven van elkaars taken of projecten? Ook hier zijn handige programma’s voor ontwikkeld. Hiermee kunnen werknemers aangeven waar ze mee bezig zijn, welke taken zijn afgerond en wat ze de komende periode zullen oppakken. Denk hierbij aan programma’s zoals:
- Trello
- Monday
- Asana
Meer informatie over personeel gerelateerde vragen? Bekijk onze andere blog artikelen.
