Een beurs organiseren? Houd rekening met deze 4 zaken
Je hebt misschien al veel ervaring met het organiseren van evenementen, maar een beurs is toch net even wat anders. Je hebt namelijk niet alleen met bezoekers te maken, maar ook met exposanten in beursstands. Ook zullen er veel mensen komen die nog niet in je netwerk zitten. In dit artikel bespreken we waar je rekening mee moet houden als je zelf een beurs gaat organiseren.
Kies een goede datum en locatie uit
Het is belangrijk dat je op tijd bent met het aankondigen van de datum, zodat exposanten zich goed kunnen voorbereiden. Daarnaast is de locatie ook van groot belang. Deze moet goed aansluiten op de doelgroep en natuurlijk binnen het budget passen. Ook zal het niet heel professioneel staan als een kleine beurs in een veel te grote zaal wordt gehouden, maar je wilt ook niet dat de stands hutje mutje naast elkaar staan. Zoek daarom een goede locatie uit en bekijk deze ook voordat je gaat boeken.
Reclame en marketing
Het is belangrijk dat je de beurs goed onder de aandacht brengt door reclame en marketing. Zo zorg je ervoor dat de beurs goed bezocht wordt en je ook genoeg exposanten verwerft. Bedenk daarom een goede reclame- en marketingstrategie, je kunt hier ook een professional voor inhuren als je hier budget voor hebt. Social media zijn een goede manier om potentiële bezoekers aan te spreken, bijvoorbeeld door advertenties te plaatsen met een specifieke doelgroep. Ook kun je lokale kranten en websites op de hoogte brengen.
Maak een draaiboek en complete checklist
Hoe klein de beurs ook zal zijn, het is belangrijk om altijd een draaiboek te hebben. In het draaiboek staan een telefoonlijst, informatie rond het evenement met een tijdlijn en een uitgebreide checklist. Deze checklist kun je eventueel digitaal maken en verspreiden onder de organisatoren, zo weet iedereen precies wat er nog gedaan moet worden. Het draaiboek moet zo compleet mogelijk zijn, maar niet zo uitgebreid dat mensen er niets meer van snappen. Maak een schema in chronologische volgorde waarbij je duidelijk neerzet wie waarbij aanwezig moet zijn. Het is een werk vooraf, maar scheelt veel stress op de dag van de beurs.
Zorg voor genoeg stands
Het is natuurlijk mogelijk om de exposanten zelf een eigen stand met partytenten mee te laten nemen, maar dit is voor veel kleine ondernemers een extra barrière, waardoor ze misschien niet komen. Zorg daarom zelf voor stands. Je kunt eenvoudig partytenten huren, zodat je daar niet mee opgescheept zit na de beurs. Neem er wat stoelen en een tafel bij, en de exposanten kunnen de rest aankleden.
