Wat kun je doen wanneer je klanten niet betalen?
Het hele idee achter het runnen van je eigen bedrijf is dat je er geld mee verdient. Je levert een product of dienst en krijgt daarvoor betaald. Dat lijkt niet meer dan logisch. Helaas denken sommige klanten daar net even anders over. Zij houden zich niet aan jouw betalingstermijn of betalen helemaal niet. Dit kan diverse oorzaken hebben. Zo kan een klant zelf moeite hebben met het innen van betalingen. Het kan zelfs zijn dat je klant failliet is geraakt. Dat is natuurlijk vervelend voor jouw klant, maar nog veel vervelender voor jou. Jij kunt hierdoor ook weer in de problemen komen en dat kan nooit de bedoeling zijn!
Een stappenplan helpt
Er zijn verschillende stappen die je kunt nemen om je niet betalende klanten toch te laten betalen. Om te beginnen is het vooral van belang dat de afspraken die je maakt op papier zijn terug te vinden. Is dat het geval en betaalt je klant nog steeds niet (op tijd)? Dan kun je de volgende stappen doorlopen.
1. Bel je klant
Het lijkt een schot voor open doel, maar neem persoonlijk contact op met je klant. Leg uit dat de betalingstermijn is verstreken en dat je een herinnering voor de openstaande factuur gaat sturen.
Maak notities van het gesprek en documenteer de datum en tijd van het telefoongesprek en het verzenden van de herinnering.
2. Informeer je klant over vervolgstappen
Wordt ook de herinnering niet betaald? Dan kun je je klant informeren over de stappen die je gaat ondernemen om de factuur betaald te krijgen. Je zult zelf moeten kiezen welke vervolgstappen je wilt nemen. Neem je een advocaat in de arm? Stop je met leveren van producten of diensten? Of span je een rechtszaak aan?
3. Weet met wie je zaken doet
Het is erg belangrijk dat je de factuur naar de juiste persoon binnen de organisatie van de klant stuurt. Weet je zeker dat dat zo is? Heb je contact met de persoon die gaat over de betalingen?
Ook in jouw organisatie is het belangrijk dat je je zaken op orde hebt. Is degene die over de debiteurenadministratie gaat pro-actief genoeg?
4. Zorg dat je documentatie op orde is
Dat geldt niet alleen voor je niet betalende klant, maar voor alle klanten in je bestand. Zorg dat je documentatie op orde is, zodat je altijd de juiste informatie hebt om op terug te vallen wanneer je een vordering onverhoopt toch uit handen moet geven. Ook klanten die in het verleden altijd keurig op tijd hebben betaald kunnen voor problemen gaan zorgen.
5. Bepaal wat een niet betaalde factuur voor jou betekent
Een niet betaalde factuur kan grote impact hebben op jouw onderneming. Zo’n openstaande factuur kan er zelfs voor zorgen dat jij je inkopen niet meer kunt doen en dat jouw bedrijf (dus) stil komt te liggen.
Het is daarom belangrijk om altijd een buffer achter de hand te hebben, zodat je dit soort zaken (eenmalig) kunt opvangen zonder er aan onderdoor te gaan.
Om te voorkomen dat je hier nog een keer tegenaan loopt, is het wellicht verstandig om eens te informeren naar de mogelijkheden van een debiteurenverzekering.
