Een foutloze btw-aangifte doen als ZZP’er
Het is niet zo vreemd dat de btw-aangifte de meeste ZZP’ers een onbehaaglijk gevoel geeft. Er zijn veel regels en kleine dingetjes waar je aan moet denken voor een tijdige en foutloze btw-aangifte. Bovendien ben je als ZZP’er altijd druk en komt die deadline voor de aangifte telkens net iets te vroeg. Met een onzeker gevoel dien je steeds net voor die deadline je aangifte in, maar altijd blijft het gevoel knagen dat de Belastingdienst op een later moment verhaal zal komen halen, met de nodige financiële gevolgen. Doe jij jezelf deze stress ook elk btw-aangifte aan? Dan was je er waarschijnlijk nog niet van op de hoogte dat er hiervoor nu snelle en makkelijke oplossingen beschikbaar zijn voor ZZP’ers. Door gebruik te maken van een facturatieprogramma zijn de meeste gemaakte fouten op het gebied van de btw-aangifte te voorkomen. Zorg dat je voorbereid bent en onderneem nu actie, zodat je aankomend btw-tijdvak zo kalm als een Boeddha die btw-aangifte de deur uitdoet.
Fouten voorkomen met behulp van een facturatieprogramma
Denkfout 1: Betaaldatum = btw-datum
De facturen die mee moeten in het desbetreffende tijdvak van de btw-aangifte zijn de facturen met een verzenddatum binnen dat tijdvak, niet de facturen met een betaaldatum in dat tijdvak. Dit kan best verwarrend zijn. Een factuurprogramma stopt je aangemaakte facturen automatisch in het juiste btw-tijdvak in het aangifte overzicht van je administratie.
Denkfout 2: Factuur wijzigen na versturen
Wanneer je een factuur eenmaal hebt verstuurd, mag je hier geen wijzigingen meer in aanbrengen. Facturatie software legt de factuur vast na het versturen en je kan hier dan zelf als gebruiker geen wijzigingen meer in aanbrengen. Ook het wissen van facturen is niet toegestaan en dit zal je in een goed boekhoudprogramma dan ook niet lukken. Zo word je verplicht de factuur te crediteren, of als oninbaar af te boeken, en voorkomt het programma dat je fouten maakt.
Denkfout 3: Aantal gegevens op factuur is naar eigen inzicht
Een facturatieprogramma zal door de voorgeprogrammeerde velden je verplichten alle benodigde gegevens in te vullen die vereist zijn voor een rechtsgeldige factuur. Dit zijn wel twaalf velden (bron: factuureisen Belastingdienst), zoals het btw-tarief, btw-bedrag en je KvK-nummer.
Denkfout 4: Alleen betalen of verdienen aan de btw
In een correcte btw-aangifte worden elke tijdvak zowel de omzetbelasting (verkoopfacturen) als de voorbelasting (inkoopfacturen) meegenomen. Factuur software helpt je hier overzicht over te houden. Wanneer je een bedrijf hebt waarvoor de kosten heel overzichtelijk zijn, zoals bijvoorbeeld assistent of coach vanuit huis, volstaat vaak een los facturatieprogramma. Zo heb je je inkomsten en het aan te geven btw-bedrag overzichtelijk op een rijtje per tijdvak. Die incidentele zakelijke uitgave en voorbelasting is goed bij te houden in bijvoorbeeld een Excel-sheet. Wanneer je een bedrijf hebt waarbij er sprake is van bijvoorbeeld veel inkoop, is het verstandig naast factuur software te werken met een boekhoudprogramma. Zo kun je namelijk je inkomsten en uitgaven heel precies verwerken aan de hand van het inladen van je bankafschrift. Je kunt kiezen voor een boekhoudprogramma met een geïntegreerde facturatiemodule, of je facturatieprogramma koppelen aan je boekhoudsoftware.
Denkfout 5: de deadline kan probleemloos overschreden worden
Niet op tijd aangifte doen kan je duur komen te staan. Na twee keer te laat indienen weet de Belastingdienst je zonder pardon te bereiken. Je betaalt dan een boete van drie procent van het te laat betaalde btw-bedrag. Je boekhoudprogramma herinnert je aan de deadline van de aangifte door het aantal dagen te tonen dat je nog hebt tot de aangifte. Wil je ook een reminder in je agenda? Installeer dan de Btw-Alert App van de Belastingdienst op je mobiel. Deze app stuurt je een herinnering wanneer het tijd is om aangifte te doen. Je kunt de datum waarop de app je herinnert zelf van tevoren instellen. Je zult zien: met behulp van de juiste software is het doen van een makkelijk, snelle en foutloze btw-aangifte ook voor jou weggelegd. Blijf je ook met deze software met een onzeker gevoel zitten? Dan kan het verstandig zijn een externe boekhouder/accountant in te schakelen.
Heb jij tips voor andere ondernemers op het gebied van de btw-aangifte en facturatieprogramma’s? Post je tip in het reactieblok hieronder!
