Jouw workflow verbeteren door slimme software toepassingen
Als ondernemer ben je natuurlijk dagelijks op zoek naar slimme technieken om de workflow van jou en je werknemers te verbeteren. Een goede workflow betekent immers dat er zoveel mogelijk werk gedaan kan worden. Bij veel bedrijven wordt daarom de boekhouding uitbesteed aan een professionele boekhouder, en wordt er gewerkt met geavanceerde technologie om bijvoorbeeld de voorraden te controleren. Dit zorgt er natuurlijk voor dat de werknemers op kantoor veel meer tijd hebben om andere belangrijke dingen te doen. Bijvoorbeeld het contacteren van de buitendienst en het zorgen voor een overzichtelijke planning. Vroeger werd dit gedaan door middel van piepers of speciale werktelefoons, maar tegenwoordig is er een nieuwe oplossing. De software van Outsmart is geavanceerde technologie die ervoor zorgt dat jouw werknemers hun werk snel én functioneel kunnen uitvoeren. In dit artikel lees je alles over de vele manieren waarop deze software toepassing de workflow van jouw bedrijf kan verbeteren.
Het maken van offertes
De workflow software van Outsmart is ontwikkeld om de communicatie tussen de binnen- en buitendienst te verbeteren. Één van de grootste problemen lag altijd bij het maken van de offertes. Vaak werd dit namelijk gedaan door de binnendienst en niet door de buitendienst. Dit zorgde ervoor dat het aannemen van een nieuwe klus lastiger was dan noodzakelijk. Gelukkig biedt deze geavanceerde software de perfecte oplossing voor dit probleem. Met de software kun je namelijk gemakkelijk een offerte aanmaken op locatie. Dit betekent dat de offerte rechtstreeks kan worden gemaakt door de buitendienst, terwijl deze bij de klant aanwezig is. Vervolgens kunnen zij de offerte ook direct laten aftekenen door de klant, wat een hoop tijd scheelt.
Het maken van facturen
Naast het maken van offertes, neemt ook het maken van facturen veel tijd in beslag. Gelukkig is Outsmart de facturen niet vergeten, en beschikt de workflow software over de mogelijkheid om werkbonnen rechtstreeks om te zetten in facturen. Dit scheelt de werknemers op kantoor een heleboel tijd en werk. Door het geavanceerde systeem is de factuur snel beschikbaar, waardoor je hem ook snel naar de klant kunt versturen. Daarnaast beschikt het systeem ook over een speciaal klantenportaal, waarin de klanten hun facturen te allen tijde zelf kunnen terugvinden én gemakkelijk kunnen betalen. Dit vermindert de kans op laatbetalers en problemen met de boekhouding.
Het digitale planbord
De workflow software richt zich overigens niet alleen maar op papierwerk. De software is ook ontwikkeld om het werksysteem voor de werknemers eenvoudiger te maken. Zo beschikt de software over een digitaal planbord, waarop de dagelijkse planning voor alle werknemers te zien is. Dit planbord zorgt ervoor dat zowel de medewerkers op kantoor als de medewerkers in de buitendienst te allen tijde weten wat ze moeten doen en waar ze moeten zijn. De medewerkers op kantoor zien alle dagelijkse werkzaamheden op een rijtje, en koppelen vervolgens een buitendienst medewerker aan de taak. De medewerkers in de buitendienst krijgen een melding wanneer er een nieuwe taak op hun planning staat. Je kunt je voorstellen dat dit systeem niet alleen de workflow ten goede komt, maar ook de sfeer tussen collega’s. Geen frustraties meer over een onduidelijke planning!
