Het nieuwe werken, ben jij er al aan toe? 3 apps om je te helpen
Het nieuwe werken (HNW) betekent dat we niet langer van negen tot vijf op kantoor zitten. Je werkt op een zelfgekozen locatie: in de trein, in een koffiezaak of gewoon thuis, in jouw vertrouwde omgeving. ’s Avonds, ’s nachts of wel gewoon lekker van 09.00 tot 17.00: wat jou uitkomt. Vanzelfsprekend wordt het nieuwe werken mogelijk gemaakt door nieuwe technologie: met behulp van Skype-, mail- en sms-contact blijf je in contact met klanten en collega’s. In dit artikel bespreken wij een aantal apps die je kunnen helpen om jouw kantoor “HNW-proof” te maken.
Samenwerken waar je ook bent
Samen aan een groot project werken valt soms al niet mee als je op hetzelfde kantoor zit. Laat staan als al je collega’s vanaf hun eigen locatie werken. Je kunt natuurlijk taken plannen in een gezamenlijke agenda, maar wil je nog een stapje verder? Kijk dan eens naar deze opties:
- Basecamp: hierin kun je heel eenvoudig met meerdere mensen aan een project werken. Wijs taken aan elkaar toe, zet er deadlines op en deel alles in op projectbasis.
- Trello: nooit meer overal rondslingerende post-its met to do’s.
Overal en altijd bij je documenten en bestanden
Niet meer op een vaste locatie werken, betekent dat je overal op je kantoor moet kunnen inloggen. De meeste kantoren werken al “in the cloud”, maar voor het nieuwe werken is dit bijna onontkoombaar. Dit wil namelijk zeggen dat al je bestanden, documenten en files op een online omgeving bij elkaar staan. Heb je de juiste wachtwoorden? Dan kun je erbij. Dat geldt dus ook voor collega’s waarvan je wilt dat ze hierin kunnen werken. Denk aan Dropbox, GoogleDrive of OneDrive.
Tip! Met een applicatie als Lastpass maak je het nog gemakkelijker om de toegang tot deze accounts te beheren. Stel zelf in wie er toegang heeft tot welke wachtwoorden, en onthoud nog maar één wachtwoord. Lastpass onthoud de rest.
Natuurlijk zijn niet al je bestanden digitaal. Grote kans dat je ook te maken hebt met een omvangrijk papieren archief. Zonde natuurlijk om in je nieuwe kantooromgeving ruimte te moeten inruimen om die dozen te stallen. Gelukkig zijn er nu ook handig oplossingen waarmee je ook je fysieke spullen kunt opslaan in een soort cloudomgeving. Zo heb je ook je fysieke archief altijd overzichtelijk in je telefoon.
En wat er toch aan kantoor overblijft?
Natuurlijk gaat je echte kantoor niet meteen de prullenbak in. Het is belangrijk om een plek te hebben om een paar keer in de week met zijn allen te overleggen en samen te werken. Ook voor dat kantoor zijn er handige apps om in te richten! Daarnaast zijn er de nodige apps die bepaalde functies op je kantoor kunnen overnemen. Bijvoorbeeld Camscanner, waarmee je documenten kunt inscannen en versturen. Of DocuSign, zodat je klanten voortaan digitaal hun contracten kunnen ondertekenen.
