5 Voordelen van een vergaderruimte huren
Organiseer jij weleens een zakelijke meeting waaraan ook mensen van buiten jullie eigen kantoor deelnemen? Waarschijnlijk laat je jouw gasten dan naar jullie bedrijfspand komen. Maar heb je er weleens aan gedacht een externe vergaderruimte te bespreken? Het huren van vergaderruimtes buitenaf heeft zo zijn voordelen. In dit artikel zetten wij er een aantal voor je op rij.
1. Geschikte capaciteit voor het aantal deelnemers
Hoeveel vergaderruimtes zijn er beschikbaar in jullie bedrijfspand? De kans is groot dat jij een ruimte moet reserveren voor jou en je bezoek. Kun je over de kamer beschikken die jij wilt, of is deze al vergeven? En is er überhaupt wel een ruimte die past bij het aantal deelnemers dat jij uitnodigt? Vaak is de beschikbare vergaderruimte op kantoor beperkt en zijn deze kamers te groot of juist te klein voor het aantal deelnemers aan de vergadering. Als jij een externe vergaderruimte huurt kun je deze aanpassen aan het aantal bezoekers van de vergadering. Zo is er altijd ruimte genoeg én voorkom je dat jouw vergadering aan intimiteit verliest omdat deze wordt gegeven in een sfeerloze, te grote vergaderruimte.
2. Eenvoudig bereikbaar voor iedereen
Misschien wel het grootste voordeel van het huren van een vergaderruimte is dat dit soort kantoren op een eenvoudig te bereiken locatie liggen, bijvoorbeeld vlakbij een centraal station. Zo kunnen alle deelnemers van jouw bijeenkomst de vergadering makkelijk bereiken, of ze nu over een auto beschikken of niet.
3. Alle faciliteiten zijn aanwezig
In jullie eigen bedrijfspand moet je niet alleen de ruimte afhuren, maar ook eventueel benodigde materialen zoals een beamer en projectiescherm. Misschien moet je ook zelf zorgen voor voldoende koffie en thee. Er is niets zo vervelend als stress om een pointer die zoek is, of koffie die juist op is gegaan. Dit soort problemen voorkom je door een externe vergaderruimte af te huren waar alles voor je wordt geregeld.
4. Een vergadering houden op locatie inspireert
Je herkent waarschijnlijk wel de sleur die ontstaat als jij je dag in dag uit in hetzelfde kantoor bevindt. Op dezelfde manier werkt het vergaderen in dezelfde ruimte demotiverend. Het houden van een vergadering op locatie daarentegen zorgt juist voor meer inspiratie en werkt motiverend. Er zijn vergaderruimtes te huur die een bepaalde sfeer ademen en zijn aangepast aan het doel van jullie meeting. Door het huren van een vergaderruimte buitenaf kun je zomaar eens betere resultaten boeken dan in je eigen kantoor!
5. Twee vliegen in één klap: vergadering & teambuilding
Als jij jouw gasten dan toch naar een externe vergaderruimte laat komen, waarom maak je er dan geen teambuildings uitje van? Externe vergaderruimtes zitten vaak middenin de stad en dit biedt mogelijkheden tot het organiseren van leuke activiteiten. Houd jij het bij een kopje koffie of diner in dat leuke restaurant of ga je voor een echte activiteit, bijvoorbeeld voor een voetbaltrip als bedrijfsuitje?
