Openstaande factuur? Zo kun je het oplossen!
Niks is lastiger en vervelender dan achter je factuur aanbellen, omdat deze niet betaald is door jouw opdrachtgever. Je hebt immers een relatie te behouden met de partij waar je voor werkt. En laten we eerlijk zijn, gesprekken over geld zijn zelden leuke gesprekken om te voeren. Zo’n openstaande factuur kan voor veel stress en verloren tijd zorgen. Geen vrees, er zijn oplossingen voor dit soort situaties.
Administratie uitbesteden
Om de bovenstaande nare gesprekken te voorkomen, vóórdat ze plaatsvinden, kiezen veel ondernemers ervoor om hun administratie uit handen te geven. Dit kan ervoor zorgen dat je onderneming een professioneler tintje krijgt. Nog mooier is het feit dat er een derde partij is die de ‘lastige’ gesprekken voert. Deze partij hoeft niet achter zijn eigen geld aan en heeft niet de complicaties die jij wel ervaart als je je eigen facturen opvolgt. Het is natuurlijk wel een afweging, los van de kosten die je aan deze derde partij kwijt bent. Jouw opdrachtgever kan nog steeds onvrede uiten over de factuur waar jouw naam op staat. Dit kan dan in het ergste geval nog steeds jouw relatie met de partij verslechteren. Je hebt ook minder contactmomenten met jouw opdrachtgever. Dit moet je anders opvullen om ervoor te zorgen dat je relatie niet verwaterd. Een tussenpartij kan er voor zorgen dat de gesprekken die zij voeren wat zakelijker verlopen, omdat er geen persoonlijk belang bij zit voor de tussenpartij.
Incassopartij
Het allerlaatste reddingsmiddel als je een openstaande factuur niet betaald krijgt. Deze stap zal je relatie met je opdrachtgever zo goed als gegarandeerd schade toebrengen. Het is dan ook echt alleen aan te raden wanneer je echt geen stap verder komt in het contact met jouw debiteur. Probeer hier nooit gelijk mee te beginnen, maar zie het echt als een noodoplossing. De kosten van het incassotraject kunnen hoog uitvallen voor beide partijen, vaak rond de 15% van de factuurwaarde. Wanneer een partij failliet gaat is het nog lastiger om je geld te verhalen.
Verzekeren
Wanneer je debiteur failliet gaat is het lastig om je geld terug te krijgen. Daar zijn gelukkig wel oplossingen voor. Je kan namelijk je factuur laten verzekeren tegen het faillissementsrisico van je debiteuren. Dit is geen goedkope optie en in de meeste gevallen alleen haalbaar als je als ondernemer gelijk al je facturen laat verzekeren. De markt is wel toegankelijker geworden. Vroeger lag deze optie alleen op tafel voor grote bedrijven. Opkomende verzekeraars dekken tegenwoordig, voor de meeste bedrijven, het faillissementsrisico tegen een premie per jaar plus aanvullende kosten om bijvoorbeeld jouw debiteur te laten toetsen.
Voorfinancieren
Een aanvullende optie is om de factuur te laten voorfinancieren. Zo kan je het probleem compleet omzeilen, nog voordat het kan plaatsvinden. Factoringbedrijven maken jouw factuur vaak binnen 24 uur naar je over. Hierna ben jij in feite klaar met de transactie. De factoringbedrijven nemen vrijwel altijd het debiteurenbeheer voor je uit handen én deze kosten zijn inbegrepen in je factoringkosten. Je factoraar regelt ook incassozaken voor je en zal ook vaak je factuur verzekeren tegen het faillissementsrisico van jouw debiteur.
Dit houdt in dat jij de factuur opstuurt naar de factoraar, betaald krijgt en er verder niks meer voor hoeft te doen. Nu kan het nog steeds voorkomen dat er dingen zijn die de factoraar niet voor je kan oplossen, bijvoorbeeld als de factuur betwist wordt of wanneer jij andere urenbonnen moet aanleveren. Echter hoef je in de meeste gevallen enkel je factuur op te sturen en achterover te zitten.
Je betaald een percentage over je factuur. Factoring biedt daarentegen extra service en dienstverlening. En je beschikt wel lekker snel over je geld.
