Digitaal archiveren: wat zijn de voordelen?
Papieren archieven worden tegenwoordig steeds minder belangrijk. Meer en meer bedrijven kiezen ervoor om bestanden digitaal te archiveren. Digitaal archiefbeheer door View is een voorbeeld hoe je bestanden digitaal het beste kunt archiveren. Het is een hele slimme keuze om dit te doen, want het brengt veel voordelen met zich mee. Het is kostenbesparend, je hebt altijd een actuele versie van bestanden en alle informatie is snel op te zoeken.
Veel kosten besparen met digitaal archiveren
Is een archief volledig digitaal, dan is dit veel goedkoper dan een papieren archief. Je hebt namelijk geen onderhoud aan de fysieke ruimte van het archief. Niet langer is het nodig om archiefmedewerkers in dienst te nemen om het archief te beheren. Schakel je over naar een digitaal archief, dan is het wel nodig om te investeren in bepaalde software. Ook moet je huidige archief worden gedigitaliseerd. Echter zijn dit eenmalige kosten en wegen niet op tegen alle kosten van fysieke archieven.
Digitaal archief bespaart je veel tijd
Je bespaart met een digitaal archief veel tijd. Een bestand met een update kun je namelijk gelijk verwerken in het digitale archief. Zodoende hoeft het bestand niet heel speciaal in het archief te worden geplaatst door een medewerker. Ook bij het opvragen van bestanden kun je veel tijd besparen. Veel digitale archieven beschikken over een handige zoekfunctie en zo kun je snel alle documenten en bestanden vinden.
Altijd een actuele versie tot je beschikking
Met een digitaal archief zorg je dat je altijd een up to date versie tot je beschikking hebt. Niet langer loop je het risico dat een versie ergens rondzweeft binnen je bedrijf. En met een duidelijke versiebeheer van digitale archieven is het ook mogelijk om verschillende oude revisies en versies op te vragen.
De veiligheid van een digitaal archief
Je profiteert met een digitaal archief van veiligheid. Bij digitale archieven wordt er namelijk altijd gebruik gemaakt van back-ups. Crasht bijvoorbeeld de server, dan zal het digitaal archief behouden worden. Je hebt met een digitaal archief veel meer zekerheid dan met een fysiek archief. Niet langer heb je het risico dat een heel archief verloren gaat door calamiteiten.
