Vergaderen zónder vergadercultuur: 4 ideeën
De vergadercultuur: steeds meer mensen en bedrijven kijken hier kritisch tegen aan. Veel en lang vergaderen is uit den boze. Managers zijn zich gaan realiseren dat dit teveel geld kost, want die tijd hadden de werknemers ook anders kunnen besteden. Het is echter belangrijk om niet te rigoreus te zijn binnen dit nieuwe geloof. Vergaderen is en blijft onvermijdelijk. Het helpt elkaar op de hoogte te houden van wat er speelt, snel tot besluiten te komen of de koppen bij elkaar te steken om nieuwe ideeën boven tafel te krijgen. Om zoveel mogelijk uit de vergadering te halen, moet vooraf duidelijk worden gesteld wat het doel van de meeting is. Zo wordt het geen langdradige sessie zonder resultaat. Er zijn verschillende methoden die hierbij kunnen helpen.
Vergaderen in een inspirerende vergaderruimte
Er zijn verschillende soorten vergaderingen met ieder hun eigen aanpak en doel. Je kunt een ruimte optimaal inrichten om het bereiken van die doelen zo makkelijk mogelijk te maken. Daarom is een inspirerende vergaderruimte een goede investering om meer uit meetings te halen.
Creatief vergaderen
Vooral meetings waarbij ideeën vrijelijk moeten kunnen vloeien, zijn gebaat bij een vergaderruimte die inspireert. Stimulerende vormen en graphics helpen creatief te denken. Om dit te bereiken, richt je de ruimte anders in dan normaal. Kies voor alles wat net even anders is en ons brein daarbij onmerkbaar tot denken aanzet. Dat kan bijvoorbeeld een tafel in een gekke vorm zijn, of barkrukken in plaats van stoelen.
Een ruimte vol rust
Bij vergaderingen waar het draait om het nemen van besluiten, is focus van belang. Een vergaderruimte die rust uitstraalt leent zich goed voor zo’n dergelijke situatie. Denk bijvoorbeeld aan een stijl met Boeddha- en natuurbeelden.
Staand vergaderen
Staand vergaderen wordt steeds populairder, zoals bijvoorbeeld bij Wolfslaar gebeurd. Methoden zoals Scrum werken zelfs met een ‘daily standup’, waarbij het team 15 minuten gaat staan en de dag doorspreekt. Door staand te vergaderen voorkom je dat de meeting uitloopt. Het idee is simpel: iedereen wil graag weer kunnen gaan zitten en houdt zich dus aan de tijd. Om een staande vergadering te faciliteren is het handig om een focuspunt in de ruimte te hebben. Dat kan bijvoorbeeld een whiteboard zijn. Hierop kan het team met post-its de voortgang van het project bijhouden. Post-its werken inspirerend omdat het telkens een succesmomentje oplevert als je een post-it kan verplaatsen of verwijderen van het bord.
