Fiscale regels met betrekking tot een telefoon van de zaak
Vrijwel ieder bedrijf maakt gebruik van een of meerdere bedrijfstelefoons. Is het gebruik van een telefoon van de zaak altijd een zakelijke kostenpost? En wat zijn de fiscale regels met betrekking tot een telefoon van de zaak? Wij geven het antwoord op deze vragen.
Wat is een telefoon van de zaak?
Een telefoon van de zaak is een smartphone die je als ondernemer zelf in gebruik hebt of je medewerkers laat gebruiken. Hieruit kun je dus de conclusie trekken dat het gebruik van een zakelijke telefoon noodzakelijk is om een functie uit te oefenen en is dit fiscaal gezien dus een zakelijke kostenpost. Dit heeft betrekking op zowel een abonnement inclusief een telefoon als een Sim Only abonnement. Uiteraard heeft de belastingdienst hier wel een aantal bindende voorwaarden aangesteld als wordt hier tegenwoordig wat soepeler mee omgegaan.
Wanneer is een zakelijke telefoon onbelast?
In het verleden maakte de overheid een strikt onderscheid tussen het zakelijk- en privé gebruik van een telefoon. Dit is in 2015 een stuk vereenvoudigd met de komst van de werkkostenregeling. Hierin staat voorgeschreven dat een zakelijke telefoon niet belast wordt en dat je de totale kosten voor een zakelijke telefoon dus mag aftrekken van de winst. Je mag zelfs de BTW bij de aangifte omzetbelasting met de Fiscus verrekenen. Voorwaarde is wel dat de telefoon van de zaak voldoet aan het noodzakelijkheidscriterium. Dit wil zeggen dat je als ondernemer moet kunnen onderbouwen dat het gebruik van een telefoon noodzakelijk is om een specifieke functie binnen het bedrijf naar behoren uit te oefenen. Een telefoon moet dus een device zijn om beter te ondernemen.
Gebruik bedrijfstelefoon voor zowel zakelijke- als privé doeleinden
Een medewerker mag een telefoon van de zaak voor zowel zakelijke- als privé doeleinden gebruiken zonder dat dit fiscale gevolgen heeft. De kosten hiervoor worden niet als loon beschouwd te worden en er worden geen sociale lasten aan verbonden. De enige voorwaarde die hieraan gesteld wordt is dat de telefoon op naam van het bedrijf staat en er geen sprake is van een privé abonnement. Dit laatste kan wel maar in dat geval vereist de Belastingdienst dat er een onderscheid wordt gemaakt tussen het zakelijk- privé gebruik van de telefoon. Dit maakt de keuze voor een Sim Onlyabonnement weer zeer interessant. Hierbij wordt er gebruik gemaakt van een simkaart die je eenvoudig weg kunt wisselen. Op deze manier kan het zakelijke- en privé gebruik van een smartphone op de meest eenvoudige manier gescheiden worden.
Voordelen van een Sim Only abonnement voor zakelijk gebruik
Een Sim Only abonnement voor zakelijk gebruik biedt diverse ook diverse andere praktische voordelen. Er wordt hierbij maandelijks een vast hoeveelheid belminuten en MB’s. Hiervoor wordt een vast bedrag per maand aan abonnementskosten betaald waardoor deze kosten goed te budgetteren zijn. Daarnaast is dit een constructie waarbij je geen nieuwe telefoon tot je beschikking krijgt. In veel gevallen is hier ook helemaal geen behoefte aan. Hoewel deze telefoon “gratis” wordt aangeboden, zijn dit soort kosten uiteraard wel (deels) wel in het maandelijkse bedrag voor het telefoon abonnement verwerkt. Daarom is een Sim Only abonnement de meest voordelige optie als je gebruik wilt maken van een telefoon van de zaak. Dit wetende, is de keuze voor een Sim Only abonnement vaak snel gemaakt.
