7 tips om een bedrijfsevenement in goede banen te leiden
Een bedrijfsevenement organiseren is een werk van lange adem en vergt heel wat energie. Er kan ook gewoon veel mislopen en daarom is een goede planning en organisatie belangrijk, terwijl je altijd wel de touwtjes in handen moet houden. Wil je het helemaal goed doen? Neem dan zeker even deze zeven tips door.
# 1. Ken je doelgroep
Als je een bedrijfsevenement organiseert, weet je ongetwijfeld wie de genodigden zijn. Je kan ze afbakenen in verschillende groepen en je kan de groepen benoemen. Het gaat bijvoorbeeld om de medewerkers van een bepaalde afdeling, om klanten en misschien zelfs om hun partners of kinderen. Weten wie de genodigden zijn, wil echter nog niet zeggen dat je ze ook echt kent. Verricht daarom onderzoek naar de mensen die naar je bedrijfsevenement komen en analyseer gastenlijsten. Zo kan je veel beter strategische keuzes maken.
# 2. Timing is alles
Zelfs als je tijdig met de organisatie begint, kan het snel fout lopen. Bepaal niet alleen het perfecte tijdstip voor je event, maar zorg er ook voor dat je op het juiste moment actie onderneemt, dat je niks vergeet te reserveren en dat je op tijd offertes opvraagt. Vaak wordt er wel een agenda opgesteld, maar loopt het toch mis omdat de opvolging niet goed verloopt. Het ontbreken van ondersteunende software speelt daarbij een belangrijke rol. Gebruik daarom passende tools en beheer real-time betaal- en factuuroverzichten, genereer een digitaal draaiboek, laat automatisch herinneringen versturen enzovoort.
# 3. Trek eropuit
Een event organiseren doe je niet vanaf je bureau. Verken verschillende eventlocaties en doe dat met een kritische blik. Denk daarbij aan alle praktische zaken, zoals parkeergelegenheid of stroomvoorziening. Ga ook het gesprek aan met potentiële leveranciers en bezoek verschillende beurzen. Dit doe je allemaal alvorens je de definitieve knoop doorhakt. Wanneer dat moment er is, kan je per slot van rekening maar beter goed geïnformeerd zijn.
# 4. Budgetteer zo uitgebreid mogelijk
Bij elk evenement hoort een budget dat je niet zomaar mag overschrijden. Toch gebeurt dat vaker dan je denkt. De voornaamste reden is dat er bepaalde kostenposten worden vergeten. Het gaat dan om een opeenstapeling van kleine kostenposten zoals EHBO-voorzieningen, lichtsystemen of entertainment. Terugkijken naar eerdere projecten is een goede optie en een goede nacalculatie is een grote hulp.
# 5. Automatiseer taken
Een bedrijfsevenement organiseren kan heel tijdrovend zijn. De benodigde tijd spendeer je dan ook maar beter goed. Denk bijvoorbeeld aan het automatiseren van de communicatie met gasten, bedienend personeel en keukenpersoneel en het genereren van passende draaiboeken. Niet voor niets gebruiken aanbieders van eventlocaties tools als Complete Event Manager om lekker veel tijd te besparen.
# 6. Voorzie een plan B
Als je een evenement organiseert, moet je durven te erkennen dat er altijd wel iets mis kan lopen. Het gehoopte zonnetje kan bijvoorbeeld een onweersbui van jewelste worden en misschien slaat de muziek niet helemaal aan. Dat hoeft geen ramp te zijn, maar je hebt toch minstens een plan B nodig. Bedenk daarom vooraf even welke factoren niet helemaal voorspelbaar zijn en ga alvast even na waar je kan ingrijpen. Zo’n zaken moeten eveneens deel uitmaken van een goed draaiboek. Een al te rigide draaiboek gaat dan ook nooit werken.
# 7. Successen vieren, maar ook evalueren
Vergeet na afloop niet om zelf even te genieten. Bedank alle medewerkers en vrijwilligers met een traktatie. Wees in al je hupsheid echter niet blind voor de obstakels die je onderweg tegenkwam en neem de tijd om het bedrijfsevenement te evolueren. Er valt altijd wel iets te leren en de verworven informatie kan je altijd wel gebruiken voor een later evenement.
