Hoe je als ondernemer altijd bereikbaar blijft
Als ondernemer, manager, CEO of werknemer wordt je verwacht altijd en overal bereikbaar te zijn. We leven nou eenmaal in een maatschappij waarin er binnen een dag, en het liefst nog binnen een uur, antwoord is. En ondanks dat iedereen snapt dat het gunstig is om zo spoedig mogelijk reactie te hebben, zijn de redenen vrij divers om hier in mee te gaan.
Waarom is bereikbaarheid belangrijk? Enkele voordelen
Zo is het voor sommige bedrijven simpelweg efficiënter om vragen van klanten telefonisch te beantwoorden dan gebruik te maken van andere contact manieren, zoals e-mail of WhatsApp. Dit is met name het geval wanneer klanten vragen hebben die niet door een standaard faq-pagina beantwoord kunnen worden. Hierbij levert een antwoord per mail al gauw meer vragen op wat enkel meer tijd kost, én de klant vaak ook sneller geïrriteerd maakt. Een telefoontje maakt dan toch al snel het verschil.
Daarnaast speelt ook de reputatie van het bedrijf een rol in de motivatie tot bereikbaar blijven. Wanneer je niet bereikbaar bent, omdat je druk bent, een vrije dag hebt of welke reden dan ook, dan zal dit toch al snel als een lopend vuurtje rondgaan, aangezien goede ervaringen minder snel worden gedeeld dan slechte. Dit kan dus leiden tot het verlies van niet enkel de gemiste led maar ook van degene met wie hij of zij zijn (slechte) ervaring heeft gedeeld.
Maar niet enkel de beginfase van de customer journey wordt beïnvloed door de bereikbaarheid van een bedrijf. Ook de tevredenheid en de loyaliteit hebben hiermee te maken. Zo zal de klanttevredenheid stijgen en zal je klanten sneller aan je binden wanneer je altijd, of vaak bereikbaar bent. Dit verhoogt niet alleen je reputatie, maar ook de totale klantwaarde.
De oplossing!
Ten eerste kan er voor de dagen dat er vakantie wordt gevierd, een vrije dag is, of als u simpelweg niet meer op kantoor bent, een telefoondienst worden ingeschakeld. Hierbij is er vaak de mogelijkheid om aan te geven hoe de telefoon normaliter wordt opgenomen (enkel de bedrijfsnaam of ook de naam van de telefonist(e) en wat de verdere stijl is van de telefoongesprekken. Ondanks dat er niet inhoudelijk kan worden ingegaan op vragen of verzoekjes wordt het over het algemeen wel op prijs gesteld dat er wordt opgenomen en dat een bericht kan worden doorgegeven. Daarnaast kan dit de irritatie van lang in de wacht zangen verminderen.
Verder is een chatdienst vaak ook een goede mogelijkheid om de bereikbaarheid te garanderen. Belangrijk hierbij is om dit niet te verwarren met een automatische chatdienst. Vragen goed interpreteren blijft namelijk lastig om geprogrammeerd te krijgen en dit doet de irritatie van een klant geen goed. Een chatdienst met een werknemer is dan ook zeker geprefereerd. Dat komt doordat je als klant-zijnde over het algemeen snel antwoord krijgt op je vragen en daardoor in de gelegenheid bent vervolgvragen te stellen.
Zit u toevallig net te wachten op dat belangrijke telefoontje? Dan kan een vaste lijn worden doorgeschakeld naar een mobiel nummer zodat ook onderweg en thuis kan worden opgenomen. Hierbij moet natuurlijk wel gelet worden op het feit dat uw mobiel ook altijd werkt. Wanneer die een keer van tafel is gestoten en er zit een grote barst in het scherm, dan kan het zomaar zijn dat sommige functies het niet meer doen. Gelukkig zijn er telefoonshops die een iPhone 8 scherm reparatie in een mum van tijd kunnen oplossen.
Een kleine notitie bij deze blog is dat altijd bereikbaar zijn wel ongezond is bevonden. Iedereen heeft zo nu en dan tijd nodig om bij te trekken van werk zonder om de seconde een mail te krijgen van een collega of gebeld te worden door die belangrijke klant.
