Vijf tips voor een succesvolle ERP-implementatie
Wijzer ondernemen start bij het gebruik van een geschikt ERP systeem, daar mogen we het intussen vast wel over eens zijn. Toch is de implementatie van zo’n ERP-systeem vaak heel complex. Het succes van het systeem is bovendien ook afhankelijk van de implementatie ervan. Daarom vind je hieronder 5 tips voor een succesvolle ERP-implementatie.
1. Kies voor een strategisch platform
Je wisselt niet zomaar van ERP-systeem. Reeds bij jouw keuze moet je er dan ook rekening mee houden dat het een keuze is voor de komende jaren. Ga daarom niet alleen na of de ERP-leverancier vandaag aan alle vereisten voldoet, maar ga eveneens na of de ERP-leverancier ook voldoende mogelijkheden biedt voor de toekomst. Twijfel je? Spreek er dan over met de leverancier en ga na hoe het ERP-systeem met jouw onderneming mee kan evolueren. Een goede voorbereiding en de keuze voor een strategisch platform maken de kans op een succesvolle ERP-implementatie alleen maar groter.
2. Maak een tijdsschema op
Om van de ERP-implementatie een succesverhaal te maken, is het belangrijk dat je de controle weet te behouden. Planning vormt een belangrijk onderdeel van projectmanagement. Stel zo’n planning echter niet te strak op maar laat voldoende ruimte open voor allerhande implementatieproblemen. Geef hierbij de medewerkers voldoende tijd om ook effectief aan het implementatietraject te werken. Over het algemeen geldt de regel: als een consultant één dag ter plaatse komt, heeft de werkgroep twee dagen nodig om alles te verwerken. En dit zijn twee volle dagen: hen in de tussentijd niet belasten met randtaken, is met andere woorden de boodschap.
3. Betrek ook de eindgebruikers
Het gebruik van een ERP-systeem zal enkel succesvol zijn indien ook de eindgebruikers op de kar willen springen. Betrek hen daarom al vroeg tijdens het implementatietraject, houd hen op de hoogte, luister naar hun bekommernissen en koppel terug waar nodig. Door af en toe delen van de
software tijdens de implementatiefase te demonstreren, enthousiasmeer je hen. En die extra betrokkenheid vergroot de kans op een succesvolle ERP-implementatie.
4. Ga voor een gefaseerde uitrol
Een al te grote uitrol van het ERP-systeem vergroot de kans op falen. Kies er daarom voor om in de eerste plaats de meest kritische noden te verhelpen en vervolgens stap voor stap nieuwe functionaliteiten in te bouwen. De feedback uit een eerdere fase is vaak een absolute meerwaarde voor het uitrollen van de volgende fase en vergroot zo de kans op succes. Hier kunnen we nog wat leren van de game-industrie waar bètaversies en ‘goed genoeg om te lanceren’ intussen gemeengoed zijn geworden.
5. Optimaliseer en voorzie opleidingen
Een enthousiaste eindgebruiker is slechts een eerste stap naar succes. De betrokkenheid van de eindgebruikers moet immers nog worden omgezet in concrete opleidingen. Zij moeten immers optimaal met het systeem kunnen werken, opdat jouw onderneming er ook het maximale uit kan halen. Zorg in de tussentijd voor voldoende ondersteuning, ook vanuit het management. En vergeet niet: de waarde van de feedback van de eindgebruiker mag nooit worden onderschat. Of toch niet als we maximaal willen inzetten op een succesvolle ERP-implementatie.
