Loonadministratie software: welke functies heb je nodig?
Het uitvoeren en verwerken van de loonadministratie kan veel tijd in beslag nemen. Zeker wanneer je nog steeds op de oude manier werkt, met Excel sheets of zelfs papieren formulieren. Steeds meer organisaties kiezen daarom voor loonadministratie software. Niet heel gek, want met de voordelen die loonadministratie software biedt, bespaar je tijd, geld én verbeter je de sfeer op de werkvloer. Dit keer bespreken we de 3 ‘must have’ functionaliteiten in loonadministratie software voor jouw organisatie.
1. ESS en MSS software
Met de MSS (Manager Self Service) en ESS (Employee Self Service) tool kun je medewerkers en managers zelf verantwoordelijk maken voor het aanpassen en bijhouden van hun persoonlijke gegevens. Met deze handige tooling kunnen werknemers niet alleen loonstroken bekijken en persoonlijke gegevens aanpassen, maar ook declaraties en verlofaanvragen zijn makkelijk in te schieten dankzij deze tool. Het voordeel? Leidinggevenden kunnen net zo eenvoudig deze verlofaanvragen en declaraties goedkeuren en beheren. Ook zaken zoals een personeelsplanning kunnen binnen de software eenvoudig geregeld worden door de managers, zonder dat jij als HR-medewerker of HR-manager ertussen hoeft te zitten. Zo heb je toch altijd alle belangrijke informatie letterlijk binnen handbereik.
2. SaaS – werken in de Cloud
Nu het erop begint te lijken dat thuiswerken steeds meer de norm begint te worden, is het wel zo prettig als je overal je werk kunt doen. Software as a Service (SaaS) is een feature die je in dat geval niet kunt missen. Dankzij deze functie kun je op elk moment en vanaf elke plek inloggen in jouw loonadministratie software. Zo kun je 24/7 bij belangrijke gegevens en dus ook je werkzaamheden uitvoeren.
Niet alleen voor het uitvoeren van de werkzaamheden is werken in de cloud handig. Ook het opslaan en bewaren van personeelsgegevens, zoals dossiers, wordt een stuk gemakkelijker. Je hoeft geen rekening meer te houden met een dossierkast op jouw kantoor, maar kunt online altijd de belangrijke gegevens raadplegen en delen met andere betrokkenen. Dat is nog eens handig, toch?
3. Automatiseren van standaard processen
Je kent het wel, iedere maand weer moet je dezelfde handmatige werkzaamheden voor de salarisverwerking uitvoeren. Denk hierbij aan processen zoals het indienstreden van nieuwe medewerkers, berekenen van het bruto-netto loon en nog veel meer. Handmatig deze verwerkingen doorvoeren, neemt veel tijd in beslag. Door te werken met software voor jouw salarisadministratie taken wordt dit een stuk eenvoudiger. Je kunt namelijk veel van deze HR-processen automatiseren!
Dankzij geautomatiseerde workflows, waarbij alle betrokkenen op het juiste moment worden geïnformeerd of signalen krijgen, kun je een heel instroom- of uitstroomproces laten verlopen, zonder dat jij hier veel handmatig werk aan hebt. Dat is een win-win situatie: jij hebt er minder werk aan en de andere betrokkenen kunnen hun taken niet meer over het hoofd zien omdat ze automatische meldingen krijgen.
Dit waren drie belangrijke features van de software die niet mogen ontbreken in jouw huidige werk als salarisadministrateur of HR-manager. Natuurlijk zijn er nog veel meer andere handige functies, doe daarom zeker een vergelijkingsonderzoek voordat je een nieuw softwarepakket uitzoekt.
