2 functies waar jouw ledenadministratie software aan moet voldoen!
Wanneer je vereniging in ledenaantallen groeit, is het belangrijk dat de achterkant van jouw organisatie ook meegroeit. Het kan zijn dat je nog geen effectieve ledenadministratie software hebt, maar dat het daar tijd voor is. Of wellicht heb je al wel een administratiesysteem, maar doet dit niet voor je wat je ervan had verwacht of gehoopt. Er zijn een aantal dingen belangrijk wanneer je je gaat oriënteren op nieuwe ledenadministratie software. In dit artikel lees je over twee functies die essentieel zijn voor een goede ledenadministratie software.
Wat doet ledenadministratie software?
Ledenadministratie software neemt de ledenadministratie voor jou uit handen. Het kan zijn dat je nu nog alles in bijvoorbeeld Excel doet: het bewaren van persoonsgegevens, het maken van roosters, of het bijhouden van in- en uitschrijvingen. Dat betekent dat je veel administratieve handelingen moet verrichten en dat informatie soms overal en tegelijk nergens staat. Ledenadministratie software zorgt ervoor dat je dit effectiever en efficiënter kunt bijhouden en dat alle informatie is opgeslagen in een centraal systeem. Software updates, het maken van een back-up en de beveiliging gaat met deze software allemaal automatisch.
1. Zorg voor ingebouwde AVG-tools
In 2018 is de AVG-wetgeving aangepast. Als organisatie, stichting of vereniging moet je nog zorgvuldiger omgaan met persoonsgegevens en moeten deze op de juiste manier worden opgeslagen en gebruikt. Wanneer je kiest voor ledenadministratie software die de tools hiervoor al heeft ingebouwd, bespaar je jezelf een hoop administratief werk. Ga je zelf uitzoeken hoe de persoonsgegevens van jouw leden worden opgeslagen, dan kun je hier veel tijd aan kwijt zijn. Kies je voor een systeem dat dit automatisch voor je doet, dan ben je uiteindelijk voordeliger uit!
2. Kies voor geschikte betalingsopties
Als stichting of vereniging met leden heb je regelmatig te maken met betalingen en andere financiële administratie. Denk goed na over de betalingsopties die jij nodig hebt in de administratie software die je uiteindelijk kiest. Dit kan de contributie inning zijn maar ook betalingsmogelijkheden, de verwerking van storneringen en weigeringen, of een koppeling met de boekhouding. Iedere organisatie is anders als het gaat om financiële administratie. Daarom zijn er erg veel opties mogelijk en kun je vaak meerder opties uitzoeken die goed bij jouw stichting of vereniging passen. Soms kan het slim zijn ook eens te kijken naar een volledig crm voor verenigingen, waarin vaak nog uitgebreidere opties mogelijk zijn.
Laat je adviseren
Twijfel je over welke software het meest geschikt is voor jouw organisatie? Laat je dan adviseren door een onafhankelijk adviseur. Je wilt voorzichtig omspringen met de persoonlijke gegevens van jouw leden, waardoor het soms verstandig kan zijn eerst gedegen advies in te winnen. Zo weet je zeker dat je een administratiesysteem kiest dat past bij jouw organisatie!
