Projectmanagement: met deze 5 basisstappen zorg je voor een goed verloop
Bijna iedere organisatie maakt gebruik van projectmanagement. In meer dan 80% van de gevallen wijkt het resultaat van een project af van hetgeen dat vooraf gepland is. Bij 40% van de situaties wordt het project zelfs vroegtijdig gestopt. Een project is dus een complex proces. Daarom vereist het een aantal noodzakelijke stappen zoals een goede planning en taakverdeling. In dit artikel helpen we je op weg door de 5 belangrijkste stappen van goede projectmanagement te beschrijven.
1. Initiatiefase
Deze fase is de beginfase van het project. In deze fase wordt het idee voor een project opgedaan. Hierbij wordt getest en bepaald of het project ook daadwerkelijk een toegevoegde waarde is voor het bedrijf. Vervolgens gaat een team in samenwerking bepalen of het project wel realiseerbaar is.
2. Definitiefase en planning
In de tweede fase van de meeste project management trajecten wordt er een concreet plan opgesteld. Het werk dat uitgevoerd moet worden wordt beschreven en in kaart gebracht. In deze fase stelt het projectteam de prioriteiten op, wordt het budget berekend en een planning gemaakt. Bovendien wordt hier bepaald welke en hoeveel middelen en personen er nodig zijn.
3. Project lancering en start
Dit is de daadwerkelijke aanvang van het project. Bij grote projecten is het ook raadzaam om het project te introduceren met een presentatie – of een heel evenement – aan de gehele organisatie. Zo is gelijk iedereen op de hoogte van de werkzaamheden en raken de deelnemers sterker gemotiveerd. De taken worden toegekend aan de projectmedewerkers en zij worden geïnformeerd over de verschillende verantwoordelijkheden.
4. Uitvoering en controle
Tijdens de uitvoering van het project wordt de status constant gecontroleerd. Verloopt het project volgens plan? Hoe is de voortgang van het project? Projectmanagers moeten eventueel de planningen aanpassen of andere maatregelen nemen om de voorgang zo goed mogelijk te laten verlopen.
Hoe staat het met de gemaakte kosten? Het is belangrijk om de kosten van te voren zo exact mogelijk in te schatten en je zo goed mogelijk aan het gestelde budget te houden. Vooral in de branches met enorme projecten (olie en gas, bouw, chemische industrie, farmaceutische projecten e.d.), waarbij het gaat om zeer grote projecten, is het essentieel dat er een doorgronde analyse wordt gemaakt van de kosten die zullen worden gemaakt. Gelukkig zijn hiervoor tools die ondersteuning bieden bij de kostenberekening en -controle van grote projecten, zoals Cleopatra Enterprise.
5. Project afsluiting
Nadat alle taken van het project zijn voltooid en de klant het resultaat heeft goedgekeurd is er een evaluatie nodig. Zo worden de successen van het project uitgelicht en de mindere punten worden toegelicht zodat verbeterpunten worden meegenomen voor toekomstige projecten.
