Nu meer dan ooit verloopt een overgroot deel van de communicatie binnen een organisatie via digitale en online kanalen. Wetenschap heeft echter aangetoond dat indirecte communicatie, in tegenstelling tot persoonlijke communicatie, voor minder verbondenheid en wederzijds begrip zorgt. Terwijl je als ondernemer juist altijd voor een optimale connectie wilt gaan tussen iedereen waar je mee in aanraking komt, of dit nu je medewerkers zijn of je klanten.

Hoe krijg je dit, ondanks de audiovisuele uitdagingen die digitale communicatie biedt, toch altijd voor elkaar? Hier wat tips om online zo effectief mogelijk te communiceren.

Het verschil tussen persoonlijke en digitale communicatie

Er valt niets te vergelijken met een goed persoonlijk gesprek, waarbij je tegenover de andere persoon zit, je je allebei comfortabel voelt en elk geluid en elke gezichtsuitdrukking van je gesprekspartner kunt waarnemen. Wanneer je online met elkaar communiceert, gaat er vaak een deel van de non-verbale communicatie verloren. Je kunt hierbij denken aan de lichaamshouding van de andere persoon, kleine trekjes met de mond en subtiele uitdrukking in de ogen.

En dit is nog maar het visuele gedeelte. Een groot deel van non-verbale communicatie is toe te schrijven aan het auditieve gedeelte, waarbij bijvoorbeeld de stem intonatie, de toonhoogtes en variatie daarin, en het volume van de spreker informatie overdragen. De visuele en auditieve aspecten van de communicatie nuanceren in sterke mate wat er uiteindelijk woordelijk gezegd wordt.

Heb je alleen een telefoongesprek met iemand, dan hoor je de stem, maar zie je de spreker niet. Je weet soms niet precies of een stilte aan de andere kant betekent dat iemand is afgeleid, of dat de persoon simpelweg aandachtig naar je luistert en je wil laten uitspreken. Heb je alleen een chatgesprek, dan is is ook het auditieve gedeelte verloren gegaan. Is die ene smiley een oprechte glimlach of juist meer sarcastisch bedoeld? Je ziet in dat er hierdoor makkelijk misverstanden op de (virtuele) werkvloer kunnen ontstaan.

Begrijp wat er nodig is voor effectieve communicatie

Uit studies is gebleken dat er aan vier voorwaarden moet worden voldaan om effectief te kunnen communiceren, ongeacht het medium dat men gebruikt. Deze zijn:

1. Contact maken
2. Iedereen aan het woord laten
3. Begrip en aandacht monitoren
4. De mogelijkheid om de documenten of objecten waarnaar in het gesprek worden verwezen te kunnen zien en gebruiken

Met dit lijstje in gedachten kun je communicatiemiddelen in feite ordenen op effectiviteit, waarbij persoonlijke communicatie (samen in een ruimte) uiteraard het hoogste scoort, daarna communicatie via video zowel als audio, daarna alleen audio en als laatste communicatie via tekst, zoals chatberichten en e-mail.

Hier speelt wel de kwaliteit van elk medium een rol. Een videoconferentie waarbij het beeld ontzettend gepixeleerd is en de verbinding steeds even verbreekt, heeft waarschijnlijk niet de voorkeur boven een goed audiogesprek waarbij ten minste alle stemmen goed en ononderbroken te horen zijn. Voor punt 4 denk je bijvoorbeeld aan een smartboard waar iedereen op kan meewerken en een gedeelde drive voor de te bespreken documenten.

Goede audiovisuele kwaliteit online communicatie

Om de kwaliteit van digitale communicatie zoveel mogelijk tegemoet te komen, is het dus belangrijk voor de beste kwaliteit communicatiemiddelen te gaan. Hoe hoger de videoresolutie en hoe helderder de audioverbinding, hoe meer nuances beide partijen in het gesprek kunnen brengen. De techniek achter professionele videoconferentie mogelijkheden kan best gecompliceerd zijn, en het is een idee hier een audiovisuele specialist in de arm te nemen, een partij als GISB die maatwerkoplossingen biedt.

Zeker wanneer het om een belangrijke vergadering gaat, of een cruciaal klantgesprek, dan wil je dat iedereen goed in beeld is, goed verstaanbaar is en aan het woord kan komen, en dat de communicatie soepel en natuurlijk verloopt. Hiermee verminder je het risico op misverstanden, en zit je zo veel mogelijk samen op dezelfde (digitale) pagina.

Maak mensen bewust

Tot slot kun je via een simpele sessie, of wellicht zelfs gewoon een memo, iedereen binnen de organisatie op de potentie voor misverstanden wijzen. Een gewaarschuwd mens telt voor twee, en dit hoeft niet eens zoveel voeten in de aarde te hebben. Gooi het onderwerp op bij je personeel tijdens de volgende teammeeting en vraag iedereen hoe ze hier zelf over denken.

Grote kans dat de meeste inderdaad wel eens zijn vastgelopen op (een gebrek aan) wederzijds begrip via online communicatie. Door met zijn allen te erkennen dat de mogelijkheid bestaat dat een boodschap soms niet altijd aankomt zoals deze bedoeld is, creëer je tegelijkertijd ruimte en bereidheid om dit op een begripvolle manier aan te kaarten.

Wellicht komen er tijdens het gesprek ook nog verdere nuttige suggesties naar boven om virtuele communicatie binnen jouw onderneming zo soepel mogelijk te laten verlopen. Je kunt samen een paar conventies instellen, bijvoorbeeld dat voor belangrijke beslissingen altijd minstens een paar keer persoonlijk of met video overlegd moet worden, voordat de knoop wordt doorgehakt, of dat er bij enige twijfel over een bepaald bericht altijd gewoon even om uitleg mag worden gevraagd.

Deel dit artikel op social media!