Zo sla je kostbare documenten veilig en betrouwbaar op
Steeds vaker kunnen we belangrijke papieren digitaal raadplegen of deze tenminste veilig opslaan op een drive op onze computer. Er zijn echter nog talloze documenten te bedenken die we nog getekend en in papieren vorm moeten bewaren. Hoe voorkom je dat je deze papieren documenten kwijtraakt of dat ze verloren gaan bij een inbraak of brand? Wij geven tips om deze kostbare documenten veilig en betrouwbaar op te kunnen slaan.
Bewaar ze in een eigen of externe kluis
Ben je in het bezit van kostbare spullen, dan vindt iedereen het logisch om deze veilig ‘achter slot en grendel’ op te bergen. Gek genoeg vinden we dit voor kostbaarheden zoals goud, juwelen of grote sommen geld vanzelfsprekend, maar vergeten we al snel dat we dit bij belangrijke documenten ook moeten doen. Er zijn gelukkig tal van organisaties bij wie je een externe kluis kunt huren. Deze is alleen voor jezelf en je kunt hier je kostbare spullen en documenten veilig bewaren. Vind je het toch een fijner gevoel om de documenten thuis te hebben? Schaf dan een goede kluis aan voor in huis. Zo voorkom je dat de documenten verloren gaan of eenvoudig worden meegenomen tijdens een inbraak.
Brandveilige kasten gebruiken
Een stevige kluis beschermt tegen inbraak of verlies, maar is vaak niet bestand tegen een brand. Tenzij je een brandbestendige kluis hebt aangeschaft is het daarom slim om de kluis in een brandveilige kast te plaatsen. Een standaard (archief)kast is niet brandwerend, waardoor documenten al snel verloren gaan in geval van een brand. Een goede brandveilige kast is echter bestand tegen brand of zorgt in ieder geval voor een flinke brandvertraging. Des te meer kans dat je documenten in takt zullen blijven. Een dergelijke archiefkast is overigens erg kostbaar. Het is daarom slim om te kijken voor een tweedehands exemplaar.
Hang voldoende rookmelders in het gebouw
Een brandveilige kast is echter ook niet altijd volledig bestemd tegen een langdurige, intense brand. Voorkomen is daarom beter dan genezen. Schaf daarom altijd een goede rookmelder aan. Een rookmelder zorgt er namelijk voor dat de kans dat een klein brandje in een hevige brand omslaat aanzienlijk verkleind wordt. Zeker wanneer we in diepe slaap zijn zullen we een brand zelden zelf opmerken. Een rookmelder is daarom cruciaal om te voorkomen dat een brand ongemerkt kan oplaaien en belangrijke spullen zoals kostbare documenten verloren gaan. Denk er wel aan om de rookmelder op tijd te vervangen. Op de zijkant van de melder staat een datum, deze geeft aan tot wanneer de rookmelder betrouwbaar is. Uiteraard is het ook verstandig om de nodige blusmiddelen in de buurt te hebben zodat je een ontdekte brand snel kunt blussen.
