Razendsnel een factuur opstellen en verzenden? Dit zijn de mogelijkheden.
Het opmaken en verzenden van facturen staat aan de basis van jouw inkomstenstroom en dus direct van belang voor het voortbestaan van jouw bedrijf. De waarde van een correcte factuur is voor veel ondernemers wel duidelijk, maar wordt vaak wel overschat. Je wil er als ondernemer natuurlijk voor zorgen dat de communicatie tussen jou en je klant vlekkeloos verloopt. Daarnaast moet een factuur ook voldoen aan wettelijke eisen om te zorgen dat het rechtsgeldig is. Maar wat voor soorten facturen zijn er eigenlijk? Hoe maak je een geldige factuur? En welke mogelijkheden zijn er om jouw facturen razendsnel te versturen. We duiken er even in……
Wat is een factuur / factureren?
Een factuur is te zien als rekening of nota in de vorm van een betalingsverzoek voor geleverde producten of verrichte diensten. In dit document wordt opgenomen hoeveel, waarvoor en aan wie je iets moet betalen.
Wat is een pro forma factuur?
Pro forma staat voor een voorlopige, onofficiële factuur die een koper informatie biedt over de producten of diensten die je gaat leveren. Dit wordt vaak uitgegeven wanneer een offerte is geaccepteerd, maar voordat je de opdracht daadwerkelijk gaat leveren. Hiermee kun je je klant informatie geven die hij nodig heeft voor import vergunningen of wanneer je om een vooruitbetaling wilt vragen.
Wanneer factureren?
Je klus is afgerond of jouw goederen zijn afgeleverd, dus tijd om je klant een factuur te sturen. Maar wanneer stuur je nu jouw factuur de deur uit? Je bent hier als ondernemer natuurlijk vrij in. Echter is het wel aan te raden om de factuur zo snel mogelijk te versturen. De kwaliteit en service van jouw goederen of opdracht ligt nog vers in het geheugen van de klant. De factuur moet in ieder geval verzonden zijn voor de uiterlijke uitreikingsdatum. Dit is de datum vóór de 15e van de maand volgend op de maand waarin jij jouw product of dienst leverde. Deze termijn is wettelijk vastgesteld door de belastingdienst.
Hoe stel je een factuur op?
Er zijn verschillende mogelijkheden om een factuur op te stellen en te verzenden. Van online tot op papier en van automatisch tot handmatig. Hoe je dit wilt gaan doen, is natuurlijk een persoonlijke keuze. Echter heeft iedere wijze wel zijn eigen voor- en nadelen. Zo kost het ondernemers gemiddeld maar vijf minuten om met online software een factuur te maken. Met Word of Excel daarentegen kost het gemiddeld elf minuten, meer dan het dubbele dus. We zetten de mogelijkheden even op een rijtje:
Factuur maken in Word
Facturen opstellen in Word is voor veel zzp’ers en kleine ondernemers nog de standaard methode. Door de hoge gebruiksvriendelijkheid is het ideaal om middels een sjabloon jouw facturen te maken. Deze methode is vooral aan te raden als je af en toe een factuur moet versturen en dit graag in jouw huisstijl wilt doen. Wanneer je een Word factuur sjabloon gebruikt, wordt er elke keer een nieuw invulbaar document geopend. Het telkens opnieuw invullen van een dergelijk sjabloon kan wel aardig wat tijd kosten.
Factuur maken in Excel
Factureren met Exel is snel en eenvoudig. Door gebruik te maken van formules en automatische berekeningen voorkom je eventuele fouten en is de factuur in no time opgesteld. Ook bij Excel heb je de mogelijkheid om gebruik te maken van templates. Deze wijze van facturen is wel voor de gevorderde. Zo moet je kennis hebben van de formules en de werkwijze van Excel.
Online facturering
Facturen opmaken met facturatie software wordt steeds populairder en met een goede reden. Door gebruik te maken van dergelijke software kun je geautomatiseerd, efficiënter en sneller dan ooit facturen opmaken en verzenden naar jouw klant. Daarnaast kun je het BTW-overzicht inzien, mailen vanuit het systeem, gegevens worden geregistreerd en opgeslagen en betaaltermijnen in de gaten gehouden. Een nadeel is natuurlijk de maandelijkse kosten. Voor de ondernemers die enkele facturen per maand sturen is deze methode waarschijnlijk nog niet nodig.
Facturatie uitbesteden
Je bedrijf groeit gestaag en de facturen die verstuurd moeten worden stapelen zich op. Hierdoor is het wellicht interessant geworden om de facturatie uit te besteden. Een externe onderneming verstuurd jouw facturen, herinneringen, eventuele aanmaningen en draagt zorg voor de inning van het openstaande bedrag. Hierdoor heb je geen omkijken meer naar de betaling.
Factuurvereisten
Een factuur is niet zomaar een document, maar moet voldoen aan bepaalde wettelijke eisen. Is je factuurbedrag inclusief btw lager dan 100 euro? Dan mag je gebruikmaken van een ‘eenvoudige’ factuur. Een factuur wordt gebruikt om geld binnen te kunnen krijgen, voor de betaling en voor de btw-aangifte. Wees zo concreet mogelijk, zodat achteraf geen verwarring of problemen kunnen ontstaan. Vermeld zo ook de betalingscondities. Deze betalingsvoorwaarden geven aan hoe de betalingen gedaan moeten worden, binnen welke betalingstermijn en onder welke voorwaarden. De onderdelen die wettelijk vereist zijn hebben we even opgesteld:
- Jouw volledige bedrijfsnaam en adres
- De volledige naam en adres van jouw klant
- Jouw KVK en btw-nummer
- De datum waarop de factuur is aangemaakt.
- Een factuurnummer (doorlopende nummering)
- Het aantal en de leverdatum van jouw geleverde goederen of diensten
- Een omschrijving van de geleverde goederen of diensten
- Het totaalbedrag exclusief en inclusief BTW
Facturen voor internationale handel
Wanneer je internationaal actief bent of jouw onderneming internationaal gaat positioneren, komen er extra eisen kijken bij een factuur. Zo zal je jezelf moeten verdiepen in de verschillende belastingwetten en verzendkosten per land. Vermeld de juiste belasting op de factuur, de munteenheid waarmee moet worden betaald en de betalingsvoorwaarden. Je wilt natuurlijk geen geld verliezen door onvoorziene verzendkosten, vergeten douanekosten of verkeerde belasting tarieven.
Meer informatie over financiële vraagstukken? Bekijk onze andere blogs.
