Effectief debiteurenbeheer: hoe pak je dat aan?
Debiteurenbeheer. Het is bepaald niet het leukste klusje op de to-dolijst van ondernemers, maar het moet wel gebeuren. En goed ook, want het helpt je je facturen sneller betaald te krijgen en dus aan een gezonde cashflow.
Gastartikel door FreelanceFactoring.
Te laat betaalde facturen
Zijn er contractueel geen andere afspraken gemaakt, dan moeten business-to-business facturen uiterlijk 30 dagen na dag van ontvangst worden betaald. De gemiddelde B2B betalingstermijn is 29 dagen, zo blijkt uit het European Payment Report 2015. Gemiddeld vallen bedrijven dus binnen die termijn, maar in de praktijk krijg je van de ene opdrachtgever snel je geld en wordt bij de ander je geduld (en portemonnee) erg op de proef gesteld.
Heb jij wel eens te maken gehad met een factuur die niet op tijd betaald werd? En wil je dat in de toekomst voorkomen? Pas dan deze drie tips toe.
Tip 1: verstuur facturen en herinneringen digitaal
Goed debiteurenbeheer begint met het digitaal versturen van je facturen. Ligt dat niet heel erg voor de hand? Misschien, maar we willen je deze tip toch graag meegeven, want in de praktijk zien we dat menig ondernemer zijn facturen nog per post verstuurt.
Het spreekt voor zich dat facturen via e-mail sneller aankomen en daardoor meestal sneller in behandeling worden genomen. Dat scheelt toch weer een paar dagen. Maar daarnaast is het ook kostenbesparend en minder foutgevoelig.
Tip 2: schep structuur in je werkwijze
Bij het debiteurenbeheer is het belangrijk om structuur in je werkwijze te hanteren en deze ook na te leven. Plan in je agenda vaste momenten voor de administratie, stuur de factuur snel nadat je jouw product of dienst geleverd hebt en houd in die administratie bij wanneer je facturen verzonden hebt.
Wees ook op tijd en consequent in je betalingsherinneringen: stuur bijvoorbeeld standaard één week na het verstrijken van de betalingstermijn een herinnering naar je klant.
Deze aanpak zorgt niet alleen voor overzicht, maar voorkomt ook nalatigheid van jouw kant: herinner jij je klant pas een maand na het verstrijken van de betalingstermijn, dan denkt die klant misschien wel “Oh, hij is het zelf ook vergeten, dan heeft die betaling weinig haast”.
Tip 3: controleer je factuurgegevens
Een van de redenen waarom het betalen van facturen soms vertraging oploopt, is omdat niet alle benodigde gegevens op de factuur staan. Wettelijk moet je het volgende op je factuur vermelden:
- Naam en adres van je bedrijf, KvK-nummer en btw-nummer
- Factuurdatum en, indien van toepassing, leverdatum en offertedatum
- Volgnummer
- Aantal en omschrijving van geleverde product/dienst
- Prijs excl. btw, btw-bedrag, btw-percentage én totaalbedrag (alle vier dus!)
Vermeld ook duidelijk de betalingstermijn, de vervaldatum en je bankgegevens.
Tip 3: eerst mailen, dan bellen
Wij raden aan om je eerste herinnering te versturen per e-mail. Dit kan een vriendelijk verzoek zijn om de factuur spoedig te betalen. Levert jouw verzoek geen resultaat op? Schroom dan niet om de telefoon te pakken en even te bellen naar je opdrachtgever.
Veel ondernemers laten de telefoon liever links liggen, omdat bellen best wel confronterend voelt en je je een goede relatie wilt houden met je opdrachtgever. Toch kun je aan de telefoon nét iets meer druk uitoefenen dan via e-mail. Door wel heel vriendelijk te blijven aan de telefoon, houd je de relatie met je opdrachtgever toch goed.
Heeft het telefoontje ook nog geen effect? Schakel dan niet terug op communicatie via e-mail, want dat is een minder krachtig communicatiemiddel. Bel nogmaals voor een tweede herinnering, waarin je vraagt naar een eventuele reden voor het betalingsverzuim. Blijf beleefd, maar ben wel doortastend. Pas na een tweede herinnering ga je over op een aanmaning.
Meer lezen?
Ondernemersplatform De Zaak maakte een interessante whitepaper over ‘In 10 stappen naar goed debiteurenbeheer’ en besteedt daarin ook aandacht aan factoring als manier om het debiteurenbeheer uit te besteden.
