Bedrijfsverhuizing? Wij geven je handige tips
Per jaar verhuizen gemiddeld zo’n 35.000 bedrijven. Vaak komt zo’n verhuizing ongelegen omdat het net erg druk is. Om zo’n verhuizing van je bedrijf goed te laten verlopen is het allereerst belangrijk om je deze vraag te stellen: wil je zelf verhuizen of schakel je een verhuisfirma de verhuis laten regelen? Als je kiest voor zelf verhuizen, heb je meer planning nodig. Tegelijkertijd is het wel de goedkoopste optie van de 2. Een verhuisbedrijf inschakelen is minder stressvol, maar is de duurdere optie. Hoe het ook zij, er komt veel kijken bij een bedrijfsverhuizing. Om een bedrijfsverhuizing efficiënt aan te pakken is het handig als je met een checklist werkt. We hebben deze opgesplitst in vier stappen.
1. Op zoek naar een nieuwe bedrijfsruimte
Allereerst is het belangrijk dat je een geschikte bedrijfsruimte vindt. Bij het kiezen van een bedrijfsruimte let je natuurlijk op de grootte, het entree, de keuken, de eventuele vergaderruimte en de eventueel noodzakelijk showroom. Dit zijn de eerst zaken die je zal opmerken bij een rondleiding en die je dan ook moeilijk over het hoofd zult zien.
Andere belangrijke dingen waar je op moet letten zijn meer technische aspecten, zoals de bekabeling, de veiligheid en de verwarming. Dat zijn typisch van die zaken waar je misschien wat minder aan denkt tijdens een bezichtiging, maar die hartstikke belangrijk zijn. Vergeet ook niet om na te vragen of je 24/7 toegang hebt. Niets is zo vervelend als een kantoor dat niet in het weekend open is. Je moet gewoon langs kunnen op je eigen kantoor wanneer je wilt!
Als je eenmaal tevreden bent met hoe je (toekomstige) kantoor eruit ziet, moet je de formaliteiten omtrent de huur gaan bespreken. Hoeveel is de huur? Wat is de opzegtermijn? Hoe zit het met de servicekosten? Wat is de aanbetaling? Laat je niet verrassen!
2. De inrichting
Als je eenmaal een goede ruimte op het oog hebt of reeds hebt gekozen, is de volgende stap denken aan de inrichting. Dat spreekt een beetje voor zich, maar het is altijd goed om een overzichtje te hebben, opdat je niets vergeet. Wat je sowieso nodig hebt zijn: bureaus, stoelen, lasten, verlichting/(staande) lampen, eventueel vloerbekleding, telefoons, IT-benodigdheden en niet te vergeten computers. Het inrichten van een ontspanruimte is tegenwoordig ook helemaal de trend. Een zithoek waar een computergame gespeeld kan worden of een tafeltennis tafel ofzo!
3. Verhuizen
Als de kogel door de kerk is, je hebt dus een goede ruimte gevonden en je weet wat je qua inrichting moet hebben, is het nu tijd voor de echte verhuizing. Een goed plan van aanpak is om allereerst een werknemer aan te stellen als coördinator voor de verhuizing. Hij kan dan alles regelen en de verantwoording hebben. De taken van deze coördinator zijn onder andere: de verhuisservice inschakelen en bepalen in welke mate dit verhuisbedrijf de verhuizing op zijn rekening neemt (enkel verhuizen? Ook inpakken/uitpakken?), bepalen wat er mee moet worden verhuisd, de planning voor de verhuisdag maken (hoe zorg je bijvoorbeeld dat je bedrijf wel nog bereikbaar is op deze dag?), een draaiboek maken voor de verschillende afdelingen die zullen verhuizen, werknemers aanwijzen die meehelpen met de verhuizing.
4. Settelen en administratief
Als de verhuizing achter de rug is, moet je nog even de zakelijke puntjes op de i zetten. Hier valt vooral onder dat je de adreswijziging doorgeeft aan je klanten, je leveranciers, je zakenpartner en aan de officiële instanties. Ook moet je natuurlijk in op al je (mail)correspondentie je adresgegevens wijzigen. Tot slot zorg je ervoor dat ook de KvK-gegevens zijn aangepast, zodat het helemaal ‘officieel’ is.
